¿Las salas de reuniones híbridas son salas que están equipadas con tecnología audiovisual avanzada para favorecer la igualdad en las reuniones, garantizando que tanto los participantes remotos como los presentes en la oficina tengan las mismas oportunidades de contribuir y ser escuchados.
Estas salas surgieron a partir del cambio hacia el trabajo remoto e híbrido, especialmente notorio durante la pandemia de COVID-19, buscando equilibrar las necesidades de los participantes remotos y presenciales durante las reuniones.
Lograr este equilibrio y garantizar una comunicación y colaboración naturales implica la integración de tecnología audiovisual colaborativa, como las reuniones basadas en plataformas (Zoom Room o Microsoft Teams Rooms ) o Bring Your Own Device (BYOD) .
Permite a las organizaciones brindar una cultura de trabajo moderna al mismo tiempo que atiende diferentes preferencias tecnológicas.
En el clima corporativo actual, la adopción de herramientas de colaboración es crucial para las empresas que trabajan con numerosos clientes y socios, lo que también afecta a los empleados.
¿Cómo lograrlo?
La transición a un modelo de trabajo híbrido, que va más allá de la semana laboral tradicional de cinco días, enfatiza la importancia de equipar las salas de reuniones y las oficinas con herramientas de colaboración y soluciones de salas de reuniones híbridas.
Estas mejoras son esenciales para respaldar de manera efectiva la participación tanto en persona como a distancia. Es seguro decir que cada espacio de reunión debe estar diseñado para ser un espacio de reunión híbrido.
A continuación, compartimos 8 consejos que pueden ayudarle a diseñar la mejor configuración , independientemente del tamaño de la sala.
1. Audio:
Es importante implementar un audio de alta calidad que esté optimizado para el habla y adaptado a las dimensiones de la sala.
2. Vídeo y cámara de buena calidad:
Garantizar una transmisión y recepción de video de alta resolución es importante para mantener la participación y una comunicación eficaz durante las reuniones híbridas.
3. Infraestructura de red robusta:
Una red rápida, robusta y confiable es esencial para respaldar la infraestructura de la sala de reuniones. Esto incluye contar con capacidades inalámbricas sólidas e implementar medidas de seguridad para proteger la privacidad y garantizar la ciberseguridad.
4. Conectividad inalámbrica:
Estos sistemas permiten a los participantes compartir contenido desde sus dispositivos de forma inalámbrica, lo que elimina la necesidad de cables y garantiza una experiencia fluida e ininterrumpida.
5. Adopción de USB-C:
Este único cable permite a los usuarios presentar múltiples transmisiones de video en diferentes pantallas, transmitir audio, conectar dispositivos USB (como cámaras y equipos de audio), conectarse a la red y cargar sus dispositivos.
6. Un enfoque “abierto por diseño”:
La instalación de la tecnología de colaboración adecuada minimiza las interrupciones causadas por desajustes tecnológicos, lo que reduce eficazmente la brecha entre las diferentes soluciones de hardware y software. Esta estrategia ayuda a mantener las salas de reuniones actualizadas y rentables.
7. Definición de la metodología de la reunión:
La organización debe elegir entre un enfoque de “reunión basada en plataforma”, en el que se instala en la sala un sistema de conferencias dedicado como la sala híbrida Microsoft Teams Rooms (MTR) o Zoom Room, o un enfoque BYOD (traiga su propio dispositivo) .
En el enfoque BYOD, los usuarios traen sus propias computadoras portátiles, las conectan a los recursos de la sala (como pantallas y periféricos USB) y administran la reunión utilizando la aplicación de conferencias en sus dispositivos.
8. Incorporación de herramientas avanzadas:
La integración de funciones como transcripción basada en IA y resumen de reuniones, pizarras interactivas y pizarras físicas equipadas con cámaras de colaboración inteligentes puede mejorar significativamente la experiencia del usuario y aumentar la productividad de la sala.
