En los cambiantes entornos de oficina actuales, el concepto de sala de reuniones ha adquirido cada vez mayor relevancia.
A medida que nos alejamos de los espacios de reunión formales y tradicionales, la sala de reuniones surge como un símbolo de los lugares de trabajo modernos y se ha convertido en un eslogan que resuena en los pasillos de las oficinas.
Pero, ¿qué es exactamente una sala de reuniones? A diferencia de las famosas salas de conferencias grandes, las salas de reuniones son espacios compactos e informales diseñados para grupos más pequeños.
Estas áreas ofrecen un entorno para debates rápidos y centrados, sesiones de intercambio de ideas y colaboraciones remotas. Ubicadas convenientemente cerca de las áreas de trabajo, encarnan la tendencia hacia estilos de trabajo más espontáneos y colaborativos.
A continuación, analizaremos en profundidad los beneficios de las salas de reunión y destacaremos cómo fomentan una atmósfera de colaboración y eficiencia. Ya sea una reunión rápida del equipo o una sesión de lluvia de ideas improvisada, estas salas están diseñadas para satisfacer las necesidades dinámicas de los equipos modernos.
¿Qué significa una sala de reuniones?
Con el paso de los años, la forma en que hacemos negocios en las oficinas ha cambiado. Si bien las grandes salas de conferencias nunca desaparecerán, las reuniones en torno a una mesa grande son menos frecuentes que antes. Nos estamos alejando de los protocolos de trabajo rígidos y avanzando hacia la flexibilidad, la innovación, el trabajo remoto y la colaboración.
A medida que los espacios de trabajo compartidos y abiertos se vuelven más populares, las salas de reuniones pequeñas brindan un entorno tranquilo, ideal para que algunas mentes brillantes se reúnan para una discusión cara a cara o una sesión de intercambio de ideas. El hecho de que las salas de reuniones pequeñas tienden a estar distribuidas por todo el edificio, cerca de los espacios de trabajo de los equipos, las hace más convenientes.
En comparación con las grandes salas de conferencias, si bien las salas de reuniones pequeñas se pueden programar con anticipación para cualquier reunión, la naturaleza típicamente espontánea e informal de las reuniones en salas de reuniones pequeñas, con menos participantes, significa que suelen estar más enfocadas y, por lo tanto, son más breves, lo que es una ventaja para la productividad. Y, por supuesto, las salas de reuniones pequeñas son perfectas para la colaboración remota y el trabajo híbrido.
Lo bueno de las salas de reuniones es que, en realidad, son multipropósito en muchos sentidos diferentes, ya que se adaptan a muchos formatos de reunión diferentes, es decir, la cantidad de participantes, dónde se encuentran esos participantes y cómo participan.
Por ejemplo, en una reunión en una sala de reuniones, podríamos estar solo dos personas sentadas juntas en una mesa, pero la mayoría de las veces son un par de personas en la sala, y una o más personas se unen de forma remota.
De hecho, como técnicamente no hay límites en la cantidad de personas que pueden unirse de forma remota, una sala de reuniones de 20 personas es una posibilidad real; si no físicamente, al menos de forma híbrida: un concepto que reinventa la forma en que vemos la sala de reuniones.
Soluciones adecuadas
Si bien la sala de reuniones es la configuración más simple y económica, aún se la descuida en términos de equipos audiovisuales. Si bien las salas de reuniones grandes suelen estar mejor equipadas, muchas salas de reuniones aún se quedan estancadas con lo básico: pantalla, cámara y cables.
Para organizar adecuadamente una reunión híbrida, una sala de reuniones ideal debe ser más que una extensión de su computadora portátil: debe ser inmersiva, con la ayuda de tecnología y soluciones audiovisuales.
Hay cinco factores que debe tener en cuenta al elegir las soluciones audiovisuales adecuadas para configurar una sala de reuniones.
- Para que una reunión sea más eficaz, es necesario escuchar y ver a todos . Se necesitan cámaras, micrófonos, altavoces y pantallas para captar (y mostrar) a todos los participantes, tanto en la sala como conectados de forma remota, al tiempo que se minimiza el ruido de fondo.
- La tecnología audiovisual de las salas de reuniones debe ser compatible con BYOD (traiga su propio dispositivo) y contar con conectividad para teléfonos móviles, tabletas y ordenadores portátiles. Pero, además, la experiencia BYOD debe ser Plug & Play, con una configuración audiovisual independiente de la plataforma para que Zoom, Microsoft Teams, Webex y otros sean compatibles.
- Las soluciones audiovisuales deben ser muy fáciles de usar . Los trabajadores deben poder ingresar a una sala de reuniones cuando quieran sin tener que llamar al departamento de TI para que los ayude. Por ejemplo, una barra de comunicación de audio y video todo en uno que combine micrófonos, parlantes y cámaras de video es otra opción, que ofrece los beneficios adicionales de ahorrar espacio y reducir el desorden de cables en salas pequeñas.
- La relación coste-beneficio es fundamental, sobre todo por el gran número de salas que se equiparán. Esto supone un coste de adquisición relativamente bajo (sin comprometer la calidad), una instalación sencilla y unas exigencias mínimas en cuanto a la infraestructura informática.
5. Y, por supuesto, es imprescindible contar con una configuración inherentemente segura que cumpla con las políticas y requisitos de seguridad de la organización.
